Hoe gaan we te werk

Wij werken op basis van een langdurige samenwerking. Om onze rol van Extern Vertrouwenspersoon goed uit te kunnen oefenen is het belangrijk dat we voldoende kennis hebben van jullie organisatie. Stap 1 is dus een uitgebreide kennismaking. Tijdens deze kennismaking is het fijn om de verwachtingen uit te kunnen spreken; wat verwacht de organisatie van een Extern vertrouwenspersoon en wat kunnen wij de organisatie bieden? Wanneer er een wederzijds akkoord is over de samenwerking zullen wij als stap 2 eerst alle beleidsstukken op orde maken ( denk hierbij aan een klachtenregeling etc). Wanneer een klachtenregeling nog niet aanwezig is binnen de organisatie, kunnen wij deze opstellen. Ook is het belangrijk dat de organisatie ons goed leert kennen en dat medewerkers weten waar ze terecht kunnen met vragen en ook vertrouwen hebben in onze aanpak en integriteit.

Zichtbaarheid binnen de organisatie

Wij zullen ervoor zorgen dat de medewerkers op de hoogte zijn van wie wij zijn en waar zij ons voor kunnen benaderen. In overleg kunnen wij bijvoorbeeld een video beschikbaar stellen voor de medewerkers met instructies over onze rol als Extern Vertrouwenspersoon. Kennismaken op een andere manier kan uiteraard ook; dit hangt af van wat bij de wensen van de organisatie past.

Jaarlijks spreken we een tegoed aan uren af waarin we als extern vertrouwenspersoon beschikbaar zijn voor de medewerkers. Op deze manier garanderen we onze klanten dat we altijd voldoende tijd beschikbaar hebben. De gesprekken die we met medewerkers voeren blijven uiteraard vertrouwelijk, hierover volgt dus geen inhoudelijke terugkoppeling. Wel maken we ieder jaar een rapportage op met daarin een overzicht van het soort meldingen welke we hebben ontvangen. Deze rapportage is uiteraard wel geanonimiseerd zodat dit niet herleidbaar is naar individuele medewerkers. Mochten we tussentijds zaken signaleren die extra aandacht behoeven, dan geven we dit uiteraard (geanonimiseerd) aan zodat hier een tijdige oplossing voor bedacht kan worden.